Excel は個人作業、Access は共同作業
「Excelで業務管理することは限界なので、専用システムに移行しましょう。」という意見を聞きますが、これは間違いだと思います。
Excelで業務管理することが限界なのではなく、Excelが共同作業に適していないのことを「Excelは限界」だと言っていると思います。
Excelは、自由に集計できるツールです。システムを内製化するには欠かせないアプリです。「脱Excel」をすれば、システムの機能以外の集計ができなくなります。
「脱Excel」をするのではなく個人作業と共同作業を切り分けて、個人作業には Excel 共同作業には Access を利用することを推奨します。
個人作業と共同作業とは
Excel は表計算ソフト、Access はデータベースソフトです。
Excelでおこなう作業
- 印刷レイアウトを作成
- 管理資料を作成
Accessでおこなう作業
- 複数人でデータを同時入力
- 複数人で各々のデータ集計
Excelで行っている作業を拡張して、複数人で運用しようとすると共同作業を行った時にトラブルが発生してしまいます。
共同作業にはデータベースを利用しましょう。
データベースマネージメントシステム
データベース（RDBMS）の種類
- SQL Server
- MySQL
- PostgreSQL
- Oracle Database
大規模な業務システムを構築する場合は、上記のようなデータベースを利用します。
簡易データベース（RDBMS）の種類
- Access
- 桐
比較的小規模な業務システムを構築する場合は、このようなデータベースを利用します。
簡易データベースの場合は、ユーザーが構築することも可能です。
大規模な業務システムにも適応し、ユーザーがカスタマイズできる業務システムを考えると下記のようなシステム構成になります。
データベースは、簡易データベースを推奨します。
SQL Server や Olacle などのデータベースを利用するには、専門の知識が必要です。
一般的な知識で運用するには、簡易データベースを推奨します。
小規模なシステムでは、簡易データベースをExcel・Access・桐など複数のアプリで利用する構成がよいでしょう！
クラウドシステムには、Azure SQL
データベースをクラウドに置いて運用すれば、外出先からもシステムを運用することが可能です。
クラウドデータベースは、Microsoft Azure SQL Database を利用することができます。
このブログでは、このような構成の業務システムについての情報を発信しています。
