Excel方眼紙
Excel を 方眼紙に見立ててワープロのように使うことの是非が問われています。
しかしながら、Word でそのような罫線書式を作成するには、たいへん手間がかかります。なぜ、Excel方眼紙の是非が問われるのでしょうか？
それは、Excelのファイルが、データとして活用されていないからです。
データベースは、Access
Excel で データを管理しようとすると、罫線を入れたり、背景色を付けたり、いろいろと装飾をほどこしてしまい、ワープロ的に使ってしまいます。
確かに、装飾機能は便利です。
ただ、その状態でデータを保存すると、データの再利用ができません。
データは、データベースで管理する方が効率よく活用できます。
データベースを利用するには、Accessがお薦めです。
Access で管理、 Excel に出力
Access は、データを管理するための リレーショナルデータベースシステムです。
顧客コードや商品コードなど、データの関連付けに優れています。
Excel は、罫線や背景色などワープロ的な装飾力に優れています。
Access で、データを管理すると、ユーザーが思うように出力できず、手軽な Excel で資料を作成してしまいます。
しかし、Access のレポート機能では、Excel のような装飾ができません。
Access と Excel を連携して、データを活用するために、AccessのデータをExcelに出力する機能を作成いたしました。
- Accessレポートで印刷する。
- Excelシートで印刷する。
- Excelシートに差込→出力する。
Excel シートで印刷する
「Excel シートで印刷する」機能は、Excel で印刷レイアウトを設定する 方法です。
印刷レイアウトをユーザーが自由に Excel で作成できます。
Excel で下図のような宛名を印刷する場合、データベースからExcel シートにデータをコピーします。印刷する位置（セル）にコピーするのではなく、 印刷データ表シートにコピーする仕組みにしています。
下図のように［印刷データ表］シートにデータベースのデータを出力しています。
印刷レイアウトは、ユーザーが自由に作成して、［印刷データ表］シートの台帳データ（黄色）セルにリンクを貼ってください。
データベースシステムは、表示している1件分のデータを［印刷データ表］に出力しますので、作成したレイアウトに［=印刷データ表!D15］とリンクを貼り付けます。
下図のように［郵便番号］［住所］［氏名］のリンクを貼って作成してください。
データベースシステムでは、作成したレイアウトシートを［リスト表示］しますので、選択して［プレビュー］または［印刷］ボタンを押してください。
Excel シートに差し込み、ファイル出力する
Excel シートにデータを差し込んで、そのままでファイルとして保存したい場合は、［Excelシートに差込→出力する］を実行します。
この機能は、下図のような［見積書］や［納品・請求書］をファイル出力して保存する場合などにご利用いただけます。
データベースに 下図のような見積データを管理している場合
表題の［見積日］［得意先名］などのデータを差し込む位置（セル）には［$項目01$］［$項目02$］と設定してください。
見積明細データ［品名］［数量］［単価］などのデータを差し込む位置（セル）には［$明細01$］［$明細02$］［$明細03$］と設定します。
明細データは、設定位置（セル）から、下に繰返しデータを差し込みます。
テンプレートファイルは、ユーザーが自由に作成できます。
ファイル名を［R1_見積書.xlsx］のように先頭に［R1_］を付けると、それらのファイルを下図のようにリスト表示しますので、選択して［Excelファイル出力］実行してください。
ダウンロード
カードボックス BARI は、データベース管理に必要な基本機能を 標準機能として装備しています。出力は、Excel を使ってレイアウトを作成できます。
カード形式のデータベースをご希望の方
伝票形式のデータベースをご希望の方
データベース Access は、無料の Runtime（ランタイム）版をご利用ください。
Access Runtime(ランタイム)版 ダウンロード について
