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Access をクラウドで運用する方法

アクセス(Microsoft Access)をOffice365を利用してクラウドで運用するための、情報、技術などを発信していくサイトです。

失敗しにくい業務アプリの導入とユーザーによるカスタマイズのメリットとは?

データベース

汎用的なデータ管理アプリは、数多くあります。

エクセル、アクセス、ファイルメーカー、Kintone などが、ユーザーが定義できる代表的なアプリケーションです。

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しかし、このような汎用的なアプリの使い方を勉強して担当者が自分で作成するには、多くの時間が必要です。

 

私がお勧めするのは、このような汎用的なアプリを使って作成した業務アプリを導入し、ユーザーが自分でカスタマイズできる業務システムの構築です。

 

▼業務アプリケーションを導入するときに注意したいこと

 1.ユーザーが、自分でカスタマイズできるか?

2.カスタマイズしてもパッケージのバージョンアップできるか?

3.他のデータツール「エクセル」などと連携できるか? 

汎用的なデータ管理アプリの特徴は? 

 

エクセル

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1枚のレポート内で報告する資料作りに適しているのですが、大量データをグループ化したり集計したりするデータベース管理機能としては不適格だと思います。特にフォーム画面での編集はかなり複雑になります。

 

しかし、デスク作業でエクセルに勝るデータ加工ツールはないと思います。

 

アクセス

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フォーム画面の設計機能は、豊富です。データベースとプログラムを切り離して作成することができ本格的な業務アプリを構築することができます。

 

プログラムをクラウドにセットして遠隔地の人が共有して作業するには、かなり詳しい知識が必要です。しかし、Office 365 サービスなどを利用するとデータをクラウド化して、ローカルで構築するのとほぼ同じ手順でクラウドシステムを構築することができます。

システムの規模が大きくなっても、段階的にシステムを拡張できるので、システム規模に合わせた開発ができます。開発言語は、Visual Basic を使用しており画面操作で効率のよく開発作業を行えます。

 

ファイルメーカー

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 クラウドで運用するには、優れているリレーショナルデータベースです。

画面操作で簡単な操作で設計でき初心者にもわかりやすい開発ツールです。

 

初心者には使いやすいのですが、言語での開発ができないので、システムの規模が大きくなった時に言語で開発できるシステムへの移行が必要になる可能性があります。

 

Kintone

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初心者でも簡単にクラウドの専用アプリを作成できます。

しかし、作成したアプリの拡張には、JavaScriptの知識が必要になります。最初は効率よく開発作業を進められますが、システム規模が大きくなるとJavaScriptでの開発となるため、徐々に開発効率が悪くなる可能性があります。

 

すぐにデータを入力して運用を開始したい場合に適したデータ管理アプリだと思います。

 

カスタマイズは必要か? 

業務アプリには、必ずカスタマイズする要望が発生します。どのような変更が必要になるのでしょうか。

【予測されるカスタマイズ要件】

1.入力項目を追加する。

2.入力/表示画面のレイアウトを変える。

3.入力の効率をあげるために、参照入力やコード入力機能を追加する。

4.検索する条件項目の変更

5.データ一覧表の表示順の変更

6.外部システムとの連携項目の変更

 

印刷資料に関しても入力画面と同様の変更が必要になります。

 

専用の業務アプリだとこのようなシステムの変更をユーザーが行うことはできません。

上記で紹介したような汎用的なデータ管理アプリであれば、このようなカスタマイズが可能です。私が推奨するのは、このような汎用的なデータ管理アプリを使って作成した業務アプリを導入することです。

 

ユーザーが、このようなカスタマイズを自由に行えるようにアクセス(Access)でテンプレート「カードボックスBARI」を作成しました。上記のようなカスタマイズは、下記の方法で行ってください。

 

[Shift]キーを押しながらプログラムを起動すると、下図のようにナビゲーションウィンドウが表示されます。

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入力項目を追加/変更する

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簡単に項目を追加できるようにメニューに[基本項目設定]があります。項目名を記入するだけで追加することができます。(最大項目数は、100項目)

 

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詳細な設定は、デザインモードで編集可能です。表示画面のレイアウトなどユーザーが自由に変更することができます。(最大項目数は、100項目)

 

検索項目を設定する

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検索項目や検索条件は、ユーザーが自由に設定することができます。(最大条件項目数は、20項目)

 

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クエリーデザインを設定することにより、詳細な設定を行うことも可能です。

 

カードボックスBARIを利用するには、下の[無料ダウンロード] ボタンを押してください。

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